Megbízónk, egy regionális szinten meghatározó, „B2B” szolgáltatásokat nyújtó társaság azzal kereste meg irodánkat, hogy végezzük el az általa korábban bevezetett gépjármű használati szabályzat átfogó felülvizsgálatát.
A szabályzat a járműhasználat alapvető kérdéseit rendezte ugyan, azonban lényeges kérdések csak érintőlegesen kerültek meghatározásra benne, ami tág teret nyitott arra, hogy jogvita esetén széles mérlegelési keretek között – így a munkáltató számára nehezen kalkulálhatóan – kerüljön elbírálásra az ügy.
A gépjármű használati szabályzatban kiemelten fontos, hogy meghatározásra kerüljön a szabályzat hatálya, így különösen az, hogy mely munkavállalókra és milyen területre vonatkozik. Az ilyen típusú szabályzatokat célszerű határozott időre kiadni, így a munkáltatónak időszakosan lehetősége nyílik arra, hogy azt felülvizsgálhassa.
A szabályzat kialakításakor a munkáltatónak mindig gondosan kell mérlegelnie, hogy milyen formában és feltételek mellett kívánja e jogosultságot biztosítani a munkavállalók, vagy azok bizonyos logikai elvek mentén elkülönített csoportjai részére. Különösen fontos ez manapság, amikor a gépjárművek beszerzése nehézségekbe ütközik, illetve a lízingdíjak és üzemeltetési költségek drasztikusan megnőttek.
Alapvetően a juttatásként magánhasználati jogosultságot is tartalmazó autóhasználatot, valamint a kizárólag munkaköri feladatok elvégzéséhez biztosított autóhasználatot kell megkülönböztetni.
Ha juttatási elemként kerül biztosításra a járműhasználat, úgy tudatában kell lenni, hogy az egyoldalú kötelezettségvállalás keretében biztosított juttatások nyújtása alól csak abban az esetben mentesülhet a munkáltató, ha körülményeiben a közlést követően olyan lényeges változás következett be, amely a kötelezettség teljesítését lehetetlenné tenné vagy aránytalan sérelemmel járna számára.
A fentiek szerint célszerű az ilyen juttatásokat határozott időre biztosítani, hiszen ezen időszakok lejártakor lehetőség adódik arra, hogy a munkáltató változtasson a korábbi gyakorlatán.
Nem ritka az olyan eset sem, amikor egy, immáron a második vagy harmadik gyermekével GYES-en lévő kismama a munkáltató szándékai ellenére még mindig a céges járművet használja, mivel a szabályzat alkotói bizonyos esetköröket a megszövegezéskor figyelmen kívül hagytak.
A juttatásként biztosított járművek tekintetében célszerű meghatározni, hogy milyen értékű / típusú jármű használata illeti meg a munkavállalót, valamint a járműhasználat – illetve a magánhasználat - értékét is, így jogvita esetén nem kell költséges bizonyítást lefolytatni annak érdekben, hogy a használati érték megállapítást nyerjen.
A jármű használatára a munkavállalón kívül jogosult személyek körének pontos körülírása is célszerű lehet, ha ezt a munkáltató nem kívánja kizárni.
Nem példa nélküli megoldás, hogy a juttatásként biztosított járművek esetén a munkavállaló számára választási lehetőséget biztosít a munkáltató.
Célszerű lehet rendezni azt a kérdést is, hogy amennyiben a biztosított jármű valamilyen okból nem elérhető (javítás, baleset), úgy annak helyettesítése miként történik, milyen feltételekkel és eljárás szerint vehető igénybe bérautó a munkavállaló által.
Sarkalatos pontja a gépjárműhasználati szabályzatnak, hogy milyen eljárás keretében kerül átadásra a gépjármű, illetve milyen feltételek esetén és milyen eljárásrendben kell azt a munkavállalónak – időlegesen, vagy véglegesen - visszaszolgáltatni a munkáltató számára, továbbá milyen felelősség terheli a munkavállalót a gépjárműben bekövetkezett károkért, valamint az azzal okozott károkért.
Fontos kérdés az is, hogy milyen feltételek mentén történik a járművek üzemeltetése és karbantartása, milyen kötelezettségek terhelik a munkáltatót, illetve a munkavállalót, továbbá engedélyezett-e, és ha igen, akkor milyen mértékben a járművek saját igények szerinti átalakítása.
A kifejtettek alapján látható, hogy a gépjármű használati szabályzat elkészítése minden esetben az adott munkáltató működési rendje, anyagi lehetőségei, valamint a járműhasználat biztosításával elérni kívánt célokat szem előtt tartó szabályrendszer kialakítását igénylő jogászi feladat.
A hivatkozott jogesetben végül arra jutottunk az Ügyféllel közösen, hogy – tekintettel a szabályzat logikai csapdáinak az áthidalhatatlanságára – nem kijavítjuk a korábbi szabályzatot, hanem egy teljesen új, az ügyfél tényleges szándékai szerinti szabályzatot készítünk.
